7 reglas de teletrabajo que deben seguir los jefes


Los tiempos han cambiado. El trabajo tradicional en una oficina ya no es la única opción. La mano de obra actual, compuesta en su mayoría por millennials, busca horarios de trabajo más flexibles. De los cuales, el trabajo a tiempo parcial, el trabajo a distancia y el teletrabajo parecen ser las opciones más populares.

Aunque ambos, el trabajo a distancia y el teletrabajo, pueden tener descripciones similares, hay una ligera diferencia. Trabajar a distancia significa que el empleado no tiene que acudir nunca a la oficina. Mientras que el teletrabajo denota que puede haber algún trabajo que requiera que el empleado acuda a la oficina ocasionalmente.

No es un secreto que los empleados prosperan cuando trabajan desde casa. Los teletrabajadores tienden a realizar sus tareas en su propio tiempo y en sus propios espacios, como las cafeterías. No sólo aumenta la moral, sino también la productividad. Lo mismo ocurre con las empresas. Tener teletrabajadores en nómina reduce drásticamente los gastos generales de la empresa y otros gastos.

Nos guste o no, el trabajo a distancia ha llegado para quedarse. De hecho, ha ido en aumento en los últimos años. La búsqueda de empleo de los millennials busca organizaciones que ofrezcan opciones de teletrabajo. Pronto se convertirá en la norma para la futura mano de obra. Además, en tiempos de crisis (como la pandemia del COVID-19), el teletrabajo y el trabajo desde casa serán adoptados por muchas organizaciones.

Aunque puede ser una opción conveniente en estos tiempos difíciles, trasladar a toda la plantilla como teletrabajadores puede ser un paso difícil. He aquí lo que los directivos pueden hacer para que el teletrabajo sea un proceso eficiente que, de hecho, será mejor a largo plazo:

Consejos para gestionar a los empleados que trabajan a distancia

teletrabajo en la empresa

1. Herramientas de comunicación de calidad

La clave para que los empleados trabajen a distancia de forma eficaz es establecer unas buenas prácticas de comunicación en la empresa. Sin un buen flujo de comunicación de ida y vuelta, será difícil que los equipos colaboren eficazmente.

Afortunadamente, hoy en día, esto no va a ser un problema. Nuestro mundo ya está diseñado para que todo sea accesible desde casa. Esto ha dado lugar a algunas herramientas de comunicación increíbles para estar conectados entre sí.

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Reunión virtual a través de Skype o Zoom. Slack para agilizar el flujo de trabajo de todo el equipo en una sola plataforma. O algo como Microsoft Teams que te permite tener audio, video y conferencias tanto internas como externas (es decir, tus clientes).

Ahora que hemos establecido que no hay escasez de herramientas, su principal obstáculo va a ser conseguir que la gente realmente lo utilice de forma productiva. Su plan de comunicación debe destacar:

¿Cómo y cuándo se coordinarán los empleados con el resto de su equipo?
¿Cómo se espera que los empleados traten a los clientes?
Un canal de comunicación al que todos puedan acceder fácilmente.

 

2. Controlar los resultados del rendimiento

Esto logrará esencialmente dos cosas:

Una vez finalizado este periodo de trabajo flexible, estos datos pueden ayudarle a evaluar los pros y los contras de esta modalidad de trabajo como posible opción permanente.
Estos datos también le ayudarán a saber cómo ha afrontado cada empleado la crisis en cuestión.
Además, le ayudarán a hacer un seguimiento de lo que ha funcionado y lo que no. De este modo, tendrá un mejor plan B en el futuro en caso de que su personal necesite volver a trabajar a distancia.

La forma de medir el rendimiento se basa únicamente en los estándares de la empresa. La satisfacción del cliente podría ser uno: ¿cuántos clientes han conseguido atender sus empleados? Otra medida podría ser los días de enfermedad: ¿su equipo se toma más o menos un número de días de enfermedad?

También puede juzgar los estándares de rendimiento basándose en el número de objetivos clave que el empleado remoto ha conseguido cumplir. ¿Tener un trabajo desde casa aumenta su eficiencia y productividad? ¿Ofrece mejores resultados?

Es importante que lleves un control del rendimiento de cada empleado para juzgar si ha sido capaz de sacar el máximo partido a su tiempo gracias al trabajo a distancia. La analítica global del puesto de trabajo es una parte esencial para mantenerse al día con el flujo de trabajo de sus empleados.

3. Reunirse

No es necesario que sea a través de una reunión física, sino que una virtual funciona perfectamente. Cuando un equipo trabaja a distancia, muy a menudo puede perder la camaradería que tienen entre ellos. En consecuencia, puede haber algunos casos en los que los teletrabajadores sientan que no son parte integrante de la organización.

Por lo tanto, es muy importante reunirse con todo el equipo fijando una hora determinada. Decidir colectivamente si se puede realizar algún tipo de actividad o evento de creación de equipo. Esto ayudará a construir un sentimiento de comunidad -que están en todo esto juntos- entre los miembros del equipo.

4. No microgestiones

Sé que este momento será crucial para los gerentes o líderes que quieran microgestionar lo que los teletrabajadores puedan estar logrando. Pero es muy recomendable que no lo hagas.

El teletrabajo consiste en tener un equilibrio entre la vida laboral y la personal, y una vez que empiece a criticar a su empleado no estará muy contento. El factor clave aquí es establecer un nivel de confianza. A cambio, pida a sus empleados que sean transparentes en cuanto al trabajo realizado.

Puedes invertir en algún tipo de herramienta de gestión de proyectos, como Zoho, para asegurarte de que los trabajadores están cumpliendo con las tareas y objetivos que se les han asignado. Del mismo modo, la adopción de un marco de fijación de objetivos como el OKR (Objetivos y Resultados Clave) será una forma más factible de garantizar que todo funcione correctamente.

5. Averiguar las lagunas en el acceso, la seguridad y la adopción de nuevas prácticas

Ahora que es inevitable que los empleados trabajen desde casa, se ha convertido en algo vital el hecho de que haya retrasos o dificultades en el uso del software o hardware necesario para realizar sus tareas a tiempo.

Evalúe el nivel de comodidad de los empleados al utilizar herramientas como el software de videoconferencia. En caso de que haya alguna confusión al respecto, prevea algún tipo de formación o curso en línea para ellos. Identifique si se necesita algún equipo de oficina in situ y pida a los empleados que lo trasladen a su oficina en casa durante el periodo de tiempo necesario.

Del mismo modo, una vez que toda la plantilla trabaje virtualmente a través de la no tan segura Internet, es una buena práctica cerrar cualquier brecha de seguridad que pueda encontrar. Para ello, puedes contar con la ayuda de tu Departamento de TI o incluso puedes subcontratar a otro proveedor de seguridad de red.

6. Pásate a un modelo basado en Saas

La cuestión es la siguiente. Ahora que los empleados van a trabajar de forma remota, seguramente habrá problemas como la baja conectividad a Internet. Sin embargo, esto tiene una solución sencilla. Al trasladar la mayor parte de las operaciones de tu empresa a una plataforma basada en SaaS, harás que la accesibilidad sea mucho más fácil.

Para los no iniciados, una plataforma o aplicación basada en SaaS te permite despreocuparte de cosas como la gestión del servidor, el ancho de banda de Internet o incluso los requisitos de seguridad, ya que esas plataformas se encargan de todo por una determinada cantidad de dinero. Ejemplos populares de estos modelos son Dropbox Business y Microsoft Office 365 Business Premium.

Pasar a una plataforma basada en Saas permitirá que incluso los empleados más remotos trabajen sin problemas. No solo aumentará la productividad de los empleados, sino que el rendimiento general de tu empresa revelará resultados positivos.

7. El reconocimiento es imprescindible

Existe una idea errónea de que los teletrabajadores no necesitan el reconocimiento que necesitan los empleados de 9 a 5. La verdad es muy diferente. La verdad es muy diferente.

Ser teletrabajador es un trabajo solitario en el sentido de que se está lejos de las actividades sociales habituales que conectan a un equipo. Por eso, dar un reconocimiento oportuno a un empleado que trabaja a distancia es más importante que nunca.

Además, si su equipo está teletrabajando debido a una crisis en curso, es posible que esté pasando por una gran confusión emocional en este momento. En tiempos tan turbulentos, demostrar que tus empleados son una parte indispensable de la organización será la inyección de moral que todos necesitan. Así que si eres un líder, asegúrate de apreciar a tus empleados como lo haces cuando están trabajando en el lugar.

Finalmente

¿Su empresa está considerando ofrecer opciones de trabajo desde casa o teletrabajo para su plantilla? Si está dudando, ¿qué es lo que le frena? Cuéntanoslo en la sección de comentarios.

       
Equipo Talent at Work

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